Règles de confidentialité

1. Responsable et contact

Wincube est responsable des traitements réalisés pour gérer ses prospects, apprenants et formations dans Shifumi-gestion. Pour toute question ou demande relative à vos données, contactez contact@shifumi.org en précisant « Données personnelles — Shifumi-gestion ».

2. Données des dossiers de formation

Les utilisateurs habilités renseignent ou importent les données nécessaires à leur activité : identité et coordonnées professionnelles ou personnelles des contacts, situation des apprenants, inscriptions, sessions, heures suivies, évaluations, satisfaction, financeurs, éléments de facturation, documents de suivi et preuves qualité. Ces données proviennent des personnes concernées et des documents de travail de Wincube.

Elles servent à préparer et exécuter les formations, suivre la relation avec les contacts, gérer la qualité et préparer les déclarations liées à l’activité de formation. Selon l’opération, le traitement repose sur les mesures précontractuelles ou l’exécution du contrat de formation, les obligations légales applicables à Wincube, ou son intérêt légitime à organiser et sécuriser son activité. Les données demandées dépendent du dossier ; l’absence d’une information nécessaire peut empêcher sa finalisation.

3. Données Google et autorisations demandées

La connexion Google est facultative et réservée à l’administratrice. Elle se déroule sur les pages de Google. L’ERP ne reçoit jamais votre mot de passe Google.

• Adresse du compte Google et état de vérification : utilisés pour vérifier le compte expéditeur autorisé et afficher l’adresse connectée. Autorisation : userinfo.email.
• Envoi de messages Gmail : l’ERP transmet à Google le destinataire choisi dans une fiche, l’objet et le texte que vous avez rédigés, uniquement lorsque vous cliquez sur « Envoyer avec Gmail ». Autorisation : gmail.send.
• Autorisations de connexion : un jeton de renouvellement permet d’obtenir un accès temporaire lors des envois suivants, tant que la connexion reste autorisée.
• Résultat des envois : l’identifiant du message retourné par Google, son destinataire et l’état de l’envoi sont conservés pour le suivi et pour éviter les envois en double.

Cette intégration ne lit ni ne recherche les messages reçus ou déjà envoyés. Elle n’accède pas aux contacts Google, au calendrier ou à Google Drive. Le texte et l’objet transitent par le serveur lors de l’envoi ; ils ne sont pas enregistrés dans une archive de messages propre à l’ERP. Le message envoyé reste soumis aux paramètres de conservation de votre compte Gmail et de sa messagerie destinataire.

L’autorisation OAuth peut être retirée à tout moment. Elle autorise la connexion technique à Google ; les finalités et bases des traitements des dossiers de formation sont décrites ci-dessus.

4. Utilisation limitée des données Google

Les données Google sont utilisées uniquement pour assurer la connexion et les fonctions d’envoi et de suivi décrites ici. L’utilisation et le transfert, par Shifumi-gestion, des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, notamment ses exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »).

L’intégration ne vend pas ces données, ne les utilise pas pour la publicité ou le profilage publicitaire et ne les transmet pas à un service d’intelligence artificielle pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généralisés d’IA ou d’apprentissage automatique. Aucun accès humain au contenu Google n’est prévu hors action de l’utilisatrice, demande d’assistance expressément autorisée, besoin de sécurité ou obligation légale applicable.

5. Destinataires et prestataires

Les dossiers sont accessibles aux personnes habilitées par Wincube selon leurs fonctions. Google reçoit les informations nécessaires à l’authentification et à l’envoi ; le destinataire de l’e-mail reçoit le message. L’hébergement actuel utilise Sites d’OpenAI et l’infrastructure Cloudflare pour l’exécution, la base de données et le stockage des fichiers. Ces prestataires interviennent pour fournir le service technique.

Les exports ou communications de documents décidés par les utilisateurs habilités restent sous la responsabilité de Wincube. L’intégration Gmail ne transmet pas automatiquement les dossiers complets aux financeurs ou à d’autres tiers.

La localisation exclusivement française ou européenne des traitements n’est pas garantie par cette version de l’ERP. Les traitements des prestataires et les éventuels transferts internationaux relèvent de leurs conditions et garanties contractuelles applicables. Vous pouvez demander à Wincube les précisions disponibles sur ces garanties.

6. Protection des données

Les échanges avec l’application publiée et les API Google utilisent HTTPS. Les accès aux dossiers et aux fichiers sont contrôlés côté serveur ; la configuration et l’envoi Gmail exigent le rôle administratrice. Les jetons Google et le secret du client OAuth sont conservés dans un espace de stockage serveur privé et ne sont pas retournés par les écrans de consultation de l’ERP.

La connexion Google est associée à une demande temporaire et à un cookie de sécurité. Un journal trace certaines opérations, notamment les envois. Des copies de sauvegarde des fiches sont réalisées avant certaines modifications pour permettre leur récupération.

7. Conservation et suppression

• Connexion Gmail : l’adresse du compte connecté et le jeton de renouvellement sont conservés tant que la connexion est utilisée. « Déconnecter Gmail » supprime ce jeton de l’ERP et demande sa révocation auprès de Google. Le jeton d’accès temporaire sert à l’opération en cours et n’est pas enregistré durablement par l’ERP.
• Configuration OAuth : l’identifiant et le secret client restent enregistrés après déconnexion pour permettre une nouvelle connexion. Leur suppression peut être demandée à Wincube.
• Demandes de connexion : les demandes OAuth sont valides dix minutes. La demande consommée est supprimée ; une demande abandonnée peut rester stockée mais ne permet plus la connexion après expiration.
• Suivi des envois et dossiers : les métadonnées, journaux, documents et sauvegardes sont conservés pour le suivi des formations, la justification des opérations, la sécurité et les obligations de conservation applicables. La durée dépend de la nature du document, de la fin de la relation, des délais de contrôle et des éventuels litiges. La version actuelle ne réalise pas de purge automatique de ces éléments ; leur examen et leur suppression relèvent de Wincube.

Pour demander la suppression des données de connexion, des métadonnées d’envoi ou d’un dossier, écrivez à contact@shifumi.org. Wincube examine la demande et les éventuelles obligations de conservation, y compris pour les sauvegardes. Déconnecter Gmail ne supprime pas les messages déjà envoyés, les dossiers de formation ou leur historique.

8. Retirer l’accès Google

Dans l’ERP : « CRM & chiffre d’affaires » → « Gmail · envoi depuis l’ERP » → « Déconnecter Gmail ». Vous pouvez également retirer l’autorisation dans les connexions de votre compte Google. Les prochains envois nécessiteront alors une nouvelle autorisation.

9. Vos droits

Selon les conditions prévues par la réglementation, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez retirer un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Adressez votre demande à contact@shifumi.org. Une vérification d’identité adaptée peut être nécessaire pour protéger vos données.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL.

10. Cookies et mises à jour

La connexion à Sites et le parcours OAuth utilisent des mécanismes de session et de sécurité. Le cookie de sécurité Gmail expire après dix minutes. L’intégration Gmail n’ajoute pas de traceur publicitaire.

Les évolutions de cette politique sont datées sur cette page. Une modification de l’usage des données Google doit être portée à la connaissance des utilisateurs concernés et, lorsqu’une nouvelle autorisation est nécessaire, être soumise à leur accord avant utilisation.

11. Espace apprenant et notifications

Wincube utilise l’identité de connexion ChatGPT, l’adresse autorisée, les dates de début et de fin du parcours, les activités validées, les réponses aux questionnaires, les devoirs et les retours pédagogiques pour assurer le suivi de la formation. Ces informations sont accessibles à l’apprenant concerné et aux membres autorisés de l’équipe Wincube. La révocation d’un accès conserve les preuves de suivi ; les demandes d’effacement sont examinées par Wincube selon les conditions de conservation décrites ci-dessus.

Les supports interactifs Genially et Vimeo sont chargés à la demande depuis leurs services. Les ressources liées à WordPress ou Google Drive restent soumises aux conditions d’accès de ces services. Les notifications système sont facultatives et soumises à l’autorisation du navigateur ; leur texte ne contient pas le nom des apprenants. La préférence d’activation est conservée sur l’appareil. Les états de lecture des alertes sont enregistrés dans l’ERP.